南轅北轍,指原本要向南,但卻駕車往北行,離目的地越來越遠。當我們的行動和想要達到的目的相反時,即便擁有最好的資源與條件,也永遠達不到目標,因此我們需要進行目標管理。SMART 是非常經典的目標管理術,包含了五原則:Specific(具象化的)、Measurable(可衡量的)、Attainable(可達成的)、Relevant(有相關的)、Time-based(有時限的)。根據 SMART 原則進行目標管理,能讓我們正確地朝向目的地前進。
魏王準備攻打邯鄲,季梁聽到這件事,半路上就返回來,來不及管衣著不整,顧不得洗頭上的塵土,就忙著去謁見魏王,說:「今天我回來的時候,在路上遇見一個人,正朝北面趕他的車,他告訴我:『我想到楚國去。』我說:『您既然要去楚國,為何往北走呢?』他說:『我的馬好。』我說:『馬雖然不錯,但這不是去楚國的路啊!』他說:『我的旅費多。』我說:『旅費即使多,但這不是往楚國的方向啊。』他又說:『我的車夫善於趕車。』我最後說:『這幾樣越好,反而會使您離楚國越遠!』
如今大王想取得天下威信,成就霸業,然而卻依仗魏國軍隊的強大、武器之精良,而去攻打邯鄲。這樣的行動越多,那么距離大王的事業無疑是越來越遠。這不是和那位想去楚國的人一樣了嗎?」[1]
(一)目標管理
南轅北轍的典故提醒我們,即便我們擁有精良的馬匹與人力,以及豐富的資源,都不及我們向正確的道路前進。時間管理也是一樣,如果盲目地工作,就算擁有最好的條件,最終還是會與目標漸行漸遠。
管理學大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)曾說過,我們要避免「活動陷阱」(Activity Trap),不能只顧低頭拉車、不抬頭看路,最終忘了自己的主要目標。他在《管理實踐》[2]一書中首次提出我們應該進行「目標管理」,而在彼得.杜拉克提出「目標管理」術語和想法後,由喬治.多蘭(George Doran)繼續進一步發展出目標管理的「SMART」原則。
(二)聰明原則
SMART,分別是指 Specific(具象化的)、Measurable(可衡量的)、Attainable(可達成的)、Relevant(有相關的)、Time-based(有時限的)。[3]
圖 1:SMART 原則
繪圖者:黃子懿
1. Specific(具象化的)
制訂目標需要避免抽象,它們應該以具體詳細、重點化和明確定義的方式描述。
2. Measurable(可衡量的)
目標能否衡量非常重要,因為它可以幫助您知道目標是否已實現。
因此,目標應以百分比、頻率、比率或相關的成就與結果來描述,作為目標完成的證據。
3. Attainable(可達成的)
如果目標被認為無法實現,會使人失去動力,而不願再投入精力到認為不可能的事情上。
此外,一個目標是否可以實現,可能涉及一定程度的資源(如:人員、金錢、時間等),我們必須讓自己擁有最低程度的資源,以達成目標。
4. Relevant(有相關的)
設定的目標應與其他目標(尤其是更高層次的目標,如:組織目標、個人職涯目標等)有相關性。如果目標之間沒有關聯,或相關度極低,即使實現這個目標,也沒有太大的意義。
5. Time-based(有時限的)
有時間的限制才能督促人完成目標。如果目標是沒有期限的,惰性會促使人們選擇一再地拖延工作,最終無法完成目標。
(三)聰明應用
根據上述的 SMART 原則,以下分享一個我自學攻考 TOEIC 的例子:
正值大三下學期的我,想取得好的 TOEIC 成績,除了符合畢業的英文門檻,還為將來實習或是找工作的自己能具備更好的條件。但在此之前我從未考過 TOEIC,只是在大一入學時參加過校內模擬考,取得約 600 分左右的成績。經歷了三年的原文書洗禮,我認為自己的英文實力有所提升,原本 TOEIC 分數等級在綠色(470 – 725)的我,應該有很大機會衝上藍色(730 – 855)。同時,我也參考了目標工作所訂定的英文門檻,大多為 550 或是 750。因此我將目標成績訂為 750 分,並訂下 2 個月的籌備期、預計在兩次的考試機會內達標。
我評估所有資源會花費的成本後,自學是較便宜也較方便的選擇。至於學習教材我透過閱覽網路上的開箱文、開箱影片,選擇了「最適合」我的一套教材。但自學最大的障礙在於沒有第三方會緊盯進度,尤其上了大學、出了社會後,學校、工作、生活上有很多事會干擾自主學習,同時,懈怠又是人之常情。因此,我拉了幾位同學一起籌備、報考同一場考試,準備期間會互相交流進度與分享遇到的問題。我將同儕作為學習上的刺激,並且即便再忙、再累,都一定會完成英文的學習。
最終歷經兩個月的籌備後,我只用了一次考試機會,達到 810 分的成績,提早結束計畫。
以下是這個故事與 SMART 原則之間的連結:
1. Specific(具象化的)
目標成績 750 分、2 個月的籌備期、在兩次的考試機會內達標。
數字等具象且明確的條件,讓人知道該朝什麼方向準備,有多少時間準備。
2. Measurable(可衡量的)
目標成績 750 分
目標以應試的成績來描述,是一個好的衡量目標是否完成的指標。
3. Attainable(可達成的)
從上文故事來看,我所訂下的 750 分並不是空穴來風,是經過資料調查與自我評估所決定的;另外,為了增加我備考的有用性,我也參考許多資料,進而選擇最佳的教材,且透過同儕刺激讓我能穩定的做練習題。除了目標本身是可達成的,也可以考慮做哪些事能讓自己有更大的可能性達成目標。
4. Relevant(有相關的)
「攻考 TOEIC」的目標與畢業門檻、就業等十分重要的目標有高度關聯性,因此學習英文的權重相對高,在平日多種多樣的事物干擾下,也不會被淹沒,我依然會空出時間籌備。
5. Time-based(有時限的)
2 個月的籌備期、兩次的考試機會
時間限制除了督促我完成目標,選擇的期限也是經過一番考量的,如果只有 1 個月的籌備,在這麼多雜事下,即便我有心也無法負荷;如果只給自己一次考試機會,沒有達標比提前準備且擁有 2 次機會所要付出的代價更大。 聰明地使用 SMART 原則管理我們的目標,讓我們想做的與實際做的不再南轅北轍,並且更精準、快速地接近目標,省去時間與精力上多餘的消耗。
作者:黃子懿、羅凱揚
[1] 南轅北轍,《戰國策·魏策四》
[2] 彼得.杜拉克(Peter Drucker)(1954),《管理實踐》(The Practice of Management),Harper Business
[3] George Doran (1981). 〈There’s a S.M.A.R.T. way to write managements’ goals and objectives〉. Management Review, 70, 35–36.