待辦清單從過去到現在都是許多人進行時間管理的必備工具，但也很多人栽在這個看似簡單的清單上，反而時間管理的更差，通過本篇你會了解到 8 個導致待辦清單失敗的原因，分別是「誤解清單目標」、「忽略截止日期」、「含有瑣碎項目」、「缺乏分類系統」、「有擁過多選擇」、「缺乏背景訊息」、「選用廣義詞組」、「缺乏連結標的」，並且你會知道如何避免這些錯誤的發生。
（1）成堆的事項
待辦清單（To-Do List）是最簡單、最廣為人知的一種任務管理方法，大部分的人都曾有過將未完成的工作任務寫在便條紙上的經驗。然而，每每看到清單上的項目一條一條地增加，沒有減少的跡象時，壓力便不斷來襲，最後任務清單成為了「壓力清單」，甚至最終淪為許願工作能夠完成的「願望清單」。
（2）無效的原因
時間管理策略顧問，同時也是生產力藝術（Art Of Productivity）網站的創辦人，戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）透過《一流工作者都在用的待辦清單》（To-Do List Formula）[1]一書，點出「為何無法完成待辦清單？」的 8 個原因，如圖 1 所示。
圖 1：待辦清單的失敗原因
繪圖者：黃子懿
資料來源：根據戴蒙．札哈里斯（2019），《一流工作者都在用的待辦清單》繪製
1. 誤解清單：誤解清單目標
為什麼要創建待辦清單？多數人的回答是「把事情做完」，但這不是它真正的功能。
待辦清單能幫我們組織工作並突出重點事項，避免我們被不重要的事干擾。因此，待辦清單不是完成所有事情的工具；相反的，它是確保完成正確事情的工具。
2. 無限清單：忽略截止日期
札哈里斯認為「沒有截止日期的待辦清單只是願望清單而已。」
截止日期不僅能增加緊迫感，還能幫助我們確定工作的優先順序，並促使人們行動。舉例來說，如果沒有付款到期日，您會多快支付信用卡賬單？我想多數的人都會無限期地推遲。同理，當人們沒有為工作定下截止日期時，就會導致沒有動力採取行動、一拖再拖。
3. 冗贅清單：含有瑣碎項目
將隔一段時間就會重置的例行工作，全部寫在待辦清單上，反而會模糊焦點。因此，待辦清單上應該列出日常工作外，剩餘時間裡要做的事。而例行項目建議另外創建例行工作清單，不僅能確保基本工作的完成，也不會使待辦清單失焦。
4. 雜亂清單：缺乏分類系統
清單的排列與分類雜亂。如，三分鐘就能完成的項目列在需時三週的項目旁邊；高優先級別的任務列在可無限期擱置的低優先級別任務旁邊；甚至是將不相關的項目混雜在一起。
5. 焦慮清單：有擁過多選擇
美國心理學家巴里·施瓦茨（Barry Schwartz）於《選擇的悖論》（The Paradox of Choice）[2]一書中提出：「我們擁有的選擇越多，我們在它們之間做出決定的能力就越弱，因此我們經歷的焦慮也就越多。」
面對太多選項的清單，我們反而會逃避從中挑選要做的事，也就是陷入「決策迴避」（Decision Avoidance）。結果可想而知，我們的工作效率將直線下降，且留下成堆的工作。
6. 空泛清單：缺乏背景訊息
如果我們不知道完成某件事需要多長時間、它有多重要，我們怎麼知道是否應該完成它呢？如果我們不知道，是否需要透過某些資源來處理某項工作任務，那麼我們如何知道在特定時間點是否可以進行處理？這些背景訊息沒有被寫下來，我們就很難知道哪些工作值得立即關注。
7. 發散清單：選用廣義詞組
舉例來說，假設「複習期中考」為清單項目，而「複習期中考」涵蓋所有考科，各科目又有其章節範圍…。最終，「複習期中考」發散出一大堆工作任務，導致做了許多事情，清單卻一動不動。顯然，由眾多小任務構成的「複習期中考」不是一個定義工作任務的好詞組。
8. 孤立清單：缺乏連結標的
人們所做的一切都是有目的的，而目標能促使我們採取行動。當我們能夠預測完成特定任務的積極結果時，拖延的機會就會降低。換句話說，當我們對達成目標越有把握，採取行動的可能性就越大。
（3）比較
接下來，我將利用自己目前所經歷的工作與學習活動，來對待辦清單做進一步的說明。圖 2 是有問題的待辦清單。
圖 2：有問題的待辦清單
繪圖者：黃子懿
圖 3 則是修正的待辦清單。
圖 3：修正的待辦清單
繪圖者：黃子懿
比較圖 2 與圖 3，最大的差異是將清單拆分為 4 類，並且用簡明扼要的標題點出每個清單的意義。如「例行作業清單」裡是每週都會重置一遍的功課，給予這些工作固定的執行時間與時長，就不至於每天都得面對「超載」的待辦事項。
除了明確的清單標題外，撰寫工作項目的方式也十分重要。使用簡短的「限定詞」收斂項目意涵，能讓人一眼明白該做什麼，如「行銷資料查找_電影行銷」；另外，「多益練習」屬於我個人的學習計劃，沒有第三方的督促很容易一再推遲，最終無法完成。因此可以與強而有力的目標做連結，如「職前準備」，以避免它淪為一時興起的願望。
如同前文所說，待辦清單的功能在於凸顯突出重要的工作任務，而時間條件、背景訊息可以幫助我們清楚了解每個工作項目的「重要與緊急程度」，也讓我們能更有條理的安排工作順序，確保能在對的時間完成正確的事。
（4）不敗的清單
從初代的時間管理思維就有的待辦清單（To-Do List），跨越世代、歷久不衰，至今依然有許多人使用它來進行時間管理，代表它雖簡單卻十分有效。當然，期間也不乏許多因為錯誤使用待辦清單，反而降低生產力的例子。如果您發現自己的待辦清單永遠做不完，不妨檢視它們是否出現了以上 8 種造成工作任務堆積的原因。找出問題、對症下藥，讓您的清單不再只是「壓力清單」或是「願望清單」。
作者：黃子懿、羅凱揚
[1] 戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）（2019），《一流工作者都在用的待辦清單》（To-Do List Formula），劉奕吟譯，樂金文化
[2] 巴里·施瓦茨（Barry Schwartz）（2004），《選擇的悖論》（The Paradox of Choice），Harper Perennial