團隊除了需要合作外，更少不了分工。職場上或是小組報告中，如果分配工作時溝通不良，最終會變得一蹋糊塗，無法發揮出 1+1>2 的綜效。本文拆解工作交辦與承辦的流程，以交辦者、交辦方式、承接人三種角度切入，產生三個交辦工作的原則，有助於你達成高效的合作。
為了培養學生的團隊協作能力，許多大學課程都會要求學生以小組為單位完成報告。一個學期下來，有的小組能和平且順利的合作，有些小組則經歷過各式各樣的衝突與障礙。像是「分派下去的工作，到了繳交期限還是有人沒完成」、「雖然花了許多時間，結果卻錯誤百出，導致其他組員還要再重做一次」、「遇到Free Rider（搭便車的人），最後只有部分的人參與完成報告」。
不只是小組報告，日本「@Black_cats_cube」與「canaria」兩家公司的負責人岡田充弘，在《避免工作無效圖鑑：超強社長的 70 個工作術》[1]一書中提到，職場內也充斥著「交辦別人的工作，最後總是變得一蹋糊塗」、「無法交辦工作給別人，最後總是自己做」、「總是被上級不清不楚的指令折騰得很慘」等情景，這些都是交辦工作的無效狀況。
那麼，我們該如何避免陷入交辦工作無效的境地？
（一）有效的方法
為了增加交辦工作的有效性，本文從交辦者、交辦方式、承接人三種角度，並引用岡田先生所提出的概念，整理出以下的建議：
1. 交辦者—簡短、小批量的交辦原則
交辦工作最令人困擾的是繳回的內容與之前的期望大相逕庭。岡田先生建議像文書工作等需要時間與精力的事情，不要一次交辦下去。把握「愈簡短、愈小批量」的交辦原則，先將工作加以分割，再一件一件交辦下去，如圖 1 所示。
圖 1：交辦工作訣竅
資料來源：修改自岡田充弘《避免工作無效圖鑑》
有時候組員因能力而無法完成任務時，岡田先生強調應該要及時檢視並調整工作方法、工作難度，即便最終問題無法解決，共同解決問題的這個過程，還是能夠加深彼此的信賴。
2. 交辦方式—明確、可回溯的約定記錄
岡田先生在書中點出溝通發生問題的原因，大多來自「口頭約定」。我們每天要處理的事情很多，如果不記錄下來可能會忘了還有這件工作。為了要避免這種問題，最好就是留下明確且詳細的記錄。
每個人、每間公司習慣的工作方式不同，形成團隊後會建立屬於彼此的溝通模式，因此如何留下明確記錄的方式也十分多變。岡田先生建議交辦工作還是使用郵件發送，不管對於交辦者方還是承接人，電子郵件相較於 LINE 等通訊軟體更好回溯。同理，小組報告也要有清楚的會議記錄與分工說明。會議記錄可以放在共享的雲端，而要執行的分工事項則可另外放在 LINE 群組的記事本中，這樣同時具有回溯性，也具有提醒的方便性。
3. 承接人—釐清、無疑慮的承接原則
把工作交代不清楚的人，也許連自己都不大清楚該怎麼做，承接人如果稀里糊塗的接受了請求，出了問題可能會被要求負起莫名其妙的責任。因此在了解這份工作自己是否有能力勝任之前，不要輕易地應下任何工作。
岡田先生建議承接工作前要釐清以下 6 點，如圖 2 所示：
圖 2：承接工作釐清要點
資料來源：參考岡田充弘《避免工作無效圖鑑》所繪製
為了保障自己能夠順利完成工作，也為其他人著想，在承接前一定要確認工作的目的和意圖。當發現可能完成不了也應該及時提出，如同上面提過的，共同解決問題是維持信賴的方法。
（二）高效的合作
無論是校園還是職場，團隊合作中少不了交辦工作與承接工作，若溝通無效導致工作無法順利完成，則形同浪費時間。就好像每次都準時交了作業，但次次卻因為內容不符合要求被退回。不如在交辦與承接工作前多花一點時間，對所有條件進行釐清，並評估能力上的可行性，最後在時間內交出一份雙方都滿意的作業，達成一次次高效的合作。
作者：黃子懿、羅凱揚
[1] 岡田充弘（2020），《避免工作無效圖鑑：超強社長的70個工作術》，賴詩韻譯，星出版。