常常聽到 80/20 法則要我們注重於前 20% 重要的事，但要如何判別所謂的重要性？績效思想家—博恩．崔西（Brian Tracy）認為我們該權衡「工作數量與工作重要性孰輕孰重」、「應專注於活動還是成果」，釐清這兩項問題能幫助我們在安排工作時，更能辨識出哪些工作需要馬上執行（Do）、哪些工作可以彈性選擇（Decide）去做、哪些應該委派（Delegate）給別人、哪些事直接刪除（Delete）不去做。
（一）80/20法則簡介
「世界 20% 的人，掌握 80% 的財富。」
「企業 20% 的產品，創造 80% 的獲利。」
「員工 20％ 的工作，產出 80% 的績效。」
…
以上幾段話我想大家十分熟悉，這是經典的 80/20 法則，由義大利經濟學者維弗雷多．柏拉圖（Vilfredo Pareto）在 1895 年首次提出，因此也稱為「柏拉圖法則」（Pareto principle）。
柏拉圖法則能解釋各領域中資源分布的現象，同樣地，也可以用在時間管理上。
接下來，請先看部影片（請掃圖 1 的QRcode），這部動畫源自於知名企業顧問理查．柯克（Richard Koch）於1997年出版的書籍—《80/20 法則》（The 80/20 Principle）[1]，您會透過影片了解「什麼是80/20法則？」、「80/20 法則在工作、時間分配等領域的應用。」。
圖 1：【5 分鐘說書】1998 努力與收穫並非是線性曲線《80/20 法則》 | 伊森
資料來源：https://youtu.be/cV_sEcW7Vwg
（二）80/20 法則思維
影片中提到，如果我們想要提升工作效率，我們就得先了解，在一整天裡，哪 20% 工作任務能夠讓我們產出 80% 成果？我們應該調整努力的方向，將時間投入在更有價值的事上。
針對 80/20 法則於工作上的應用，世界 500 強企業推崇的績效思想家—博恩．崔西（Brian Tracy）於《時間管理：先吃掉那隻青蛙》（Eat That Frog!）[2]一書中點出 2 個我們該權衡的問題：「工作數量與工作重要性孰輕孰重」（Number of Tasks versus Importance of Tasks）、「應專注於活動還是成果」（Focus on Activities versus Accomplishments）。
1. 工作數量與工作重要性孰輕孰重（Number of Tasks versus Importance of Tasks）
博恩．崔西在書中提到，多數人會拖延最重要的前20%的項目，即「重要的少數」；而忙於處理最不重要的 80%，即對結果貢獻很小的「瑣碎的多數」。
假設工作清單中每一項任務的完成時間都相同，但是您並沒有充足的時間完成所有的任務。而其中一兩項任務的價值可能是其他的五到十倍，那麼這些具有「更高價值」的任務就是您應該先著手完成的。著重於工作量，可能會完成很多的任務，但事實上並不代表創造了更高的價值，也許那些已完成的工作都是屬於「微不足道的多數」。而著重工作重要性可以讓我們專注於「重要的少數」，在同樣條件下盡可能創造出最多的價值。
2. 應專注於活動還是成果（Focus on Activities versus Accomplishments）
崔西認為「不管我們選擇先完成什麼任務，久而久之都會固化為習慣。」如果我們每天都先做低價值的任務，在事後檢討時，您會發現自己並沒有離績效目標更近一點。因此我們應該抑制「先把小事收拾乾淨的誘惑」，在一開始就處理最重要工作，這樣就會看到與瞎忙截然不同的結果。
（三）80/20 法則應用
「如何找出前 20% 重要的項目？」
以艾森豪矩陣為例，前美國總統德懷特．大衛．艾森豪（Dwight David Eisenhower）認為我們應該執行（Do）重要且緊急的事；彈性選擇（Decide）做重要但不緊急的事；委派（Delegate）不重要但緊急的事給別人；最後刪除（Delete）不重要也不緊急的事。
再舉個例子，所謂的 20% 是表現「重要的少數」的方式，其背後的意義在於我們要盡量專注在實際有價值的內容上。工作用的電子信箱每天都有數十筆甚至數百筆的郵件進入，如果一一打開審視將會浪費許多時間，因此排除「廣告」訊息是必要的，我們常常使用電子郵件帳戶登入其他網站，且該網站會自動訂閱電子報並頻繁的寄送新訊息，如果對於該電子報沒有需求，建議至該網站將帳戶設置為不接收電子報，可以避免雜訊干擾工作效率。
80/20 法則主張：一小部分的原因、投入或努力，通常可以產生大部分的結果、產出或報酬。因此，博恩．崔西建議我們在著手進行工作前，要問問自己「在我所有的活動中，這項任務屬於最重要的那 20% 嗎？」如果答案為「否」，那我們應該選擇延後做這份工作任務，甚至不去做它。
（四）80/20 法則價值
時間管理也是自我管理，我們能夠控制事件發生的順序，我們有權選擇我們該做什麼、接下來要做什麼。想要善用時間，就要能在重要和不重要的事情上做出有價值的判斷，從而將我們的時間與精力盡量投入在最重要的事情上，擺脫「每天都很忙，但不知道在忙什麼」的困境，達到更好的工作效率與效果。
作者：黃子懿、羅凱揚
[1] 理查．柯克（Richard Koch）（2018），《80/20法則》（The 80/20 Principle），謝綺蓉、趙盛慈譯，大塊文化
[2] 博恩．崔西（Brian Tracy）（2018），《時間管理：先吃掉那隻青蛙》（Eat That Frog!），陳麗芳譯，Smart智富