能成為某大公司的執行長（Chief Executive Officer，簡稱 CEO），是許多職場人士對「領導模範」與「財富自由」的認知。CEO 身為組織的代表人物，需要時時刻刻面對外在巨變的環境，以及複雜的利害關係群體。雖然 CEO 也擁有許多可利用的人才與資源，但他們依舊缺乏「時間」。本次主題將分成「概念篇」與「方法篇」二篇章，主要與大家分享 CEO 的工作樣貌，以及我們如何以 CEO 作為借鏡，正確利用時間。
（一）CEO 的時間追蹤
世紀著名的管理學大師麥克．波特（Michael E. Porter）及哈佛商學院院長尼汀．諾里亞（Nitin Nohria）於 2006 年起，共同實行「新執行長工作坊（New CEO Workshop）[1]」計畫，並將研究結果寫成一篇文章〈執行長的時間管理大法（How CEOs Manage Time）〉，發表在 2018 年 8 月號的《哈佛商業評論》（HBR）上。
波特與諾里亞從 2006 年至 2018 年共追蹤了 27 名股票上市公司（平均年營收 131 億美金）CEO 的時間分配方式。收集方法與 CEO 及其助理合作，以 15 分鐘為單位，協助追蹤 CEO 每日 24 小時、每週 7 天的行事規劃，並定期與 CEO 查對紀錄，共為期一季。最終總共收集這些 CEO 們約莫近六萬小時的資料。圖 1 顯示 CEO 之個人與工作時間的概括比例，從圖中可發現，工作時間佔 CEO 的總時間為 31%，但經由作者的深入剖析，發現實際上遠超於 31%。
圖1：CEO 工作與個人時間比例圖
資料來源：Michael E. Porter and Nitin Nohria,“How CEOs Manage Time”.
作者於文中更結構且細分化地研究以上數據，從中得知各 CEO 如何管理時間（將時間花在哪些人事物、從事哪方面的活動及工作）。首先，進一步的研究結果顯示，CEO 週一至週五每日平均工作 9.7 小時；79% 者於週末仍需忙於公事，平均一天工作 3.9 小時；70% 於假期期間也在工作，平均一天工作 2.4 小時。總觀整體，他們每週平均工作 62.5 小時，任務永不停歇。
（二）CEO 的工作內容
CEO大部分的工作內容在溝通。波特與諾里亞教授發現，CEO們總是在開會，而且平均每週有37個會，工作時間裡，有72％的時間都在開會。
CEO花費大量的時間與人溝通及聯繫。前面提及CEO需要面對複雜的利害關係群體。研究發現，在溝通方式上，有61%的時間採取面對面互動的方式、15%的時間用於打電話或書面通信，最後的24%則是透過電子工具等。
因此，CEO的溝通與領導技巧，會導致最終的產出成果。意識到這點的您除了持續地提升專業能力外，也要增加對人際互動的掌控。
（三）CEO 的生活維護
由於工作佔據 CEO 多數的時間，為了應付繁重的壓力，CEO 需要鍛鍊自我身心及維繫親友關係。透過調查， CEO 每天平均仍有 6 小時的空閒時間（不包含睡眠），極大多數會將一半的時間拿來陪伴家人，並且持續堅持。至於剩餘時間的運用，他們平均花費 2.1 小時從事能力精進與嗜好培養等相關活動。
湯姆．詹泰（Tom Gentiles）[2]任職於奇異公司高階主管長達 20 年，之後成為年營收 70 億美金的航太供應商 Spirit AeroSystems 執行長。透過參與「新執行長工作坊」計畫，從而發現自己只花費 4% 的空閒時間在運動上。原因歸咎於他所擁有的空閒時間太過零碎，65％ 的空閒時間都只有 30 分鐘或是更少。但他透過分析數據的呈現結果，而後重新對自己時間進行規劃，大幅增加可利用的空閒時間。
面對日益複雜的環境變化，CEO 的壓力勢必愈加沈重。透過本文，我們除了了解 CEO 的生活樣貌，更發現透過時間的記錄，將有助於時間管理的規劃。之後的「方法篇」，將進一步分享具體作法，協助勤奮打拚且目標成為領導者的您，在行事上更游刃有餘。
作者：干家豪、羅凱揚
[1] Michael E. Porter、Nitin Nohria 著，黃秀媛譯，〈執行長的時間管理大法〉（How CEOs Manage Time），《哈佛商業評論HBR中文版》，2018 年 8 月號，https://www.hbrtaiwan.com/article_content_AR0008125.html
[2] Daniel McGinn、Sarah Higgins 著，林麗冠譯，《這位執行長，行事曆管理有道（One CEO’s Approach to Managing His Calendar）》哈佛商業評論 HBR 中文版，2018 年 8 月號，https://www.hbrtaiwan.com/article_content_AR0008161.html