時間箱（Time Boxing）管理術，共有 4 大步驟：條列工作任務（List）、預估工作用時（Estimate）、排列工作順序（Array）與分配工作時段（Distribute），合成為 LEAD 口訣，馬斯克就是靠著這個簡單的口訣安排每天他要做的工作、打造「高效」人生。
請想像一下，您是世界上最成功的企業執行長之一，每天打開信箱卻要面對排山倒海的訊息，這樣的生活，是否會讓您手足無措？然而，這只是特斯拉（Tesla）創辦人伊隆.馬斯克（Elon Musk）[1]日常的冰山一角，一人同時管理三家獨角獸企業（Tesla、SpaceX及Neuralink），還需時刻下達重要決策，超群的時間管理能力自然不在話下。
馬斯克使用的時間管理術名為「時間箱（Time Boxing）[2]」，同樣也深受微軟（Microsoft）創辦人比爾.蓋茲（Bill Gates）所推崇。但馬斯克的忙碌程度超乎眾人標準，並非人人適用。所以，為了更貼近大家的生活，以下將分享一位學長 Jeff 善用「時間箱」的做法，看看身為馬斯克狂熱粉絲的他，是如何落實時間箱管理術。
擔任知名跨國企業的中階主管，Jeff 每天過著俗稱「起早貪黑」的生活。即便薪資優渥，從週一至週五、從早到晚，卻鮮少有空閑時間和自己及身邊親友相處，甚至還得時常將假日奉獻給公司。然而，在一次偶然的機會裡，Jeff 看到馬斯克講述時間管理的片段，他便學以致用，將影片中的方法舉一反三後執行，逐漸扭轉疲於奔命的生活。
以下是時間箱管理術的四個步驟[3]。
Step 1. 條列（List）
某天主管會議後，總經理與 Jeff 正在討論上回的專案內容，指出幾點需要修正的地方，並要求 Jeff 後天交出新版本。而他早已養成習慣，當長官或同事交辦任務，又或是自己有想完成的事情時，他會立即依照「公事（如，專案報告、客戶聯絡）」、「個人（如，健身、讀課外書）」及「交際（如，朋友出遊、約會）」三大項，將其分類並紀錄在記事軟體中。因此針對總經理指派的這項任務，Jeff 將它打在公事欄內，同時標記「完成期限」，如「繳交專案修正檔給總經理（4 月 11 日下午 4 點前）」。
此外，固定每晚睡前，Jeff 會花上 5 到 10 分鐘，重新檢視各類別任務。將「期限為明天或可提前完成之事項」逐一條列在隔日的「待辦清單」上。然而，身為從不拖延者的他，預計明天便可完成專案的修正，提早一天繳交給總經理。Jeff 把該任務挪至待辦清單上。
Step 2. 估時（Estimate）
完成條列後，Jeff進而估計這項任務「大約」要花費多久。根據他的「經驗與直覺判斷」，從重新評估到數據修改，約略要花上一小時。因此他在任務後方括弧備註「60 mins」。
然而，針對估時的用意，我感到困惑，進而詢問了 Jeff。他認為，此舉能協助釐清「想像與實際的落差」，於往後執行相似任務時，可參考先前經驗而後作時間調整，達到精準估時。以本次實驗修正為例，Jeff 直覺判斷要花費一小時，但如果隔天只用 45 分鐘就完成，下次遇到相似情況，便可更改估時為 50 分鐘。不僅能預留 5 分鐘的緩衝，還可休息片刻，養精蓄銳。
Step 3. 排序（Array）
將任務依照「緊急/不緊急」與「重要/不重要」作劃分，形成四象限矩陣，並遵循「緊急優先，重要次之」的原則，協助釐清任務執行的優先次序。Jeff 便運用此概念，進行任務排列。此時他手邊仍有營運數據彙整與分析（120 mins）、專案修正（60 mins）報告準備（30 mins）及朋友生日聚餐（90 mins）等專案要完成。經過縝密的評估，Jeff 決定優先執行營運數據彙整與分析，接著修改專案，而後練習會議報告，並將朋友聚餐放到最後，如表 1 所示。
| 10：30 – 11：30 | 營運數據彙整 |
| 11：30 – 12：30 | 營運數據分析 |
| 16：00 – 17：00 | 專案修正 |
| 17：30 – 18：00 | 報告準備 |
| 19：00 – 20：30 | 朋友生日聚餐 |
表 1：優先順序
Step 4. 分配（Distribute）
最後且最重要的環節，Jeff 會將一天時間以 30 分鐘為單位進行任務分配，排除開會及其他日常作息（e.g. 吃飯、通勤與睡覺時間），便會產生 32 個「任務方塊」可作安排。接著，他再依據上述排序結果，將各事項分別放至合適的任務方塊。
在執行上，Jeff 堅持「一個方塊只分配一件任務」，如果某項專案僅需花費 15 分鐘，Jeff不會急於填滿剩餘時間。他認為不妨運用這片刻活動筋骨、透透氣調整自己，再全心全意投入下階段任務。如此，在完成事項之餘，還可保持高效率及清晰的思緒。
上述四的步驟，剛好可以構成 LEAD 口訣，如圖 1 所示：
繪圖者：干家豪
此外，進行時間箱管理術時，有二要點需與您呼籲：
（1）專注時間
根據帕金森定律（Parkinson’s Law）[4]提到「工作總會填滿它可用的完成時間」，這句話間接說明「專注」的重要性。縱使一項任務給予我們再寬裕的時間，多數人總會在最後一刻才完成。然而，時間箱管理術創造時間限制，伴隨適當的壓力，協助您在執行任務時，能更專注於其中。也由於預先排列好順序，可避免我們把精力和時間浪費在「接下來該做什麼呢？」的煩惱上。
（2）紀錄時間
執行任務的過程中，務必要詳實紀錄自己實際所花費的時間。用意是幫助我們掌握做事效率、釐清實際和想像的落差，並在往後的任務規劃上，能有更準確時間預估。此外，當未來自己的效率提升時，重新評估及減少每一方塊的時長（例如 UNIQLO 創辦人柳井正[5]，便以 15 分鐘為一個單位），使其數量變多，可增加任務之安排。
時間箱管理法幫助馬斯克與 Jeff 打造「高效率人生」，達到工作及休閒的平衡，相信也能協助您在學習上、工作上與生活上創造更多的價值。
作者：干家豪、羅凱揚
[1] 李鵬飛（2021）。一年當八年用！同時管理7間企業、陪伴6個孩子長大，馬斯克是最強時間管理大師？。商業周刊。2021.04.08 取自https://www.businessweekly.com.tw/management/blog/3005617
[2] 朱騏（2020）。使用箱型時間管理 （Timeboxing）搭配「時間塊」App，治療拖延症並提升做事效率。Medium。2021.04.08 取自https://medium.com/pm的生產力工具箱/使用箱型時間管理-timeboxing-搭配-時間塊-app-治療拖延症並提升做事效率-178cfaf7cb44
[3] 哈佛商業評論（2014）。用「時間箱」管理時間。哈佛商業評論。2021.04.08 取自https://www.hbrtaiwan.com/article_content_AR0005903.html
[4] 黃楸晴（2019）。帕金森定律》為何公司的人越來越多，生產效率卻越來越差？。商業周刊。2021.04.08 取自https://www.businessweekly.com.tw/management/blog/26370
[5] 王文靜、吳和懋（2017）。價值 1.8 兆日圓，Uniqlo 柳井正當你的個人教練-經營者養成筆記。商周雜誌。2021.04.08 取自https://www.businessweekly.com.tw/magazine/Article_page.aspx?id=32013