時間管理 – 馬斯克都在用的時間管理術

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時間箱(Time Boxing)管理術,共有 4 大步驟:條列工作任務(List)、預估工作用時(Estimate)、排列工作順序(Array)與分配工作時段(Distribute),合成為 LEAD 口訣,馬斯克就是靠著這個簡單的口訣安排每天他要做的工作、打造「高效」人生。

請想像一下,您是世界上最成功的企業執行長之一,每天打開信箱卻要面對排山倒海的訊息,這樣的生活,是否會讓您手足無措?然而,這只是特斯拉(Tesla)創辦人伊隆.馬斯克(Elon Musk)[1]日常的冰山一角,一人同時管理三家獨角獸企業(Tesla、SpaceX及Neuralink),還需時刻下達重要決策,超群的時間管理能力自然不在話下。

馬斯克使用的時間管理術名為「時間箱(Time Boxing)[2]」,同樣也深受微軟(Microsoft)創辦人比爾.蓋茲(Bill Gates)所推崇。但馬斯克的忙碌程度超乎眾人標準,並非人人適用。所以,為了更貼近大家的生活,以下將分享一位學長 Jeff 善用「時間箱」的做法,看看身為馬斯克狂熱粉絲的他,是如何落實時間箱管理術。

擔任知名跨國企業的中階主管,Jeff 每天過著俗稱「起早貪黑」的生活。即便薪資優渥,從週一至週五、從早到晚,卻鮮少有空閑時間和自己及身邊親友相處,甚至還得時常將假日奉獻給公司。然而,在一次偶然的機會裡,Jeff 看到馬斯克講述時間管理的片段,他便學以致用,將影片中的方法舉一反三後執行,逐漸扭轉疲於奔命的生活。

以下是時間箱管理術的四個步驟[3]

Step 1. 條列(List)

某天主管會議後,總經理與 Jeff 正在討論上回的專案內容,指出幾點需要修正的地方,並要求 Jeff 後天交出新版本。而他早已養成習慣,當長官或同事交辦任務,又或是自己有想完成的事情時,他會立即依照「公事(如,專案報告、客戶聯絡)」、「個人(如,健身、讀課外書)」及「交際(如,朋友出遊、約會)」三大項,將其分類並紀錄在記事軟體中。因此針對總經理指派的這項任務,Jeff 將它打在公事欄內,同時標記「完成期限」,如「繳交專案修正檔給總經理(4 月 11 日下午 4 點前)」。

此外,固定每晚睡前,Jeff 會花上 5 到 10 分鐘,重新檢視各類別任務。將「期限為明天或可提前完成之事項」逐一條列在隔日的「待辦清單」上。然而,身為從不拖延者的他,預計明天便可完成專案的修正,提早一天繳交給總經理。Jeff 把該任務挪至待辦清單上。

Step 2. 估時(Estimate)

完成條列後,Jeff進而估計這項任務「大約」要花費多久。根據他的「經驗與直覺判斷」,從重新評估到數據修改,約略要花上一小時。因此他在任務後方括弧備註「60 mins」。

然而,針對估時的用意,我感到困惑,進而詢問了 Jeff。他認為,此舉能協助釐清「想像與實際的落差」,於往後執行相似任務時,可參考先前經驗而後作時間調整,達到精準估時。以本次實驗修正為例,Jeff 直覺判斷要花費一小時,但如果隔天只用 45 分鐘就完成,下次遇到相似情況,便可更改估時為 50 分鐘。不僅能預留 5 分鐘的緩衝,還可休息片刻,養精蓄銳。

Step 3. 排序(Array)

將任務依照「緊急/不緊急」與「重要/不重要」作劃分,形成四象限矩陣,並遵循「緊急優先,重要次之」的原則,協助釐清任務執行的優先次序。Jeff 便運用此概念,進行任務排列。此時他手邊仍有營運數據彙整與分析(120 mins)、專案修正(60 mins)報告準備(30 mins)及朋友生日聚餐(90 mins)等專案要完成。經過縝密的評估,Jeff 決定優先執行營運數據彙整與分析,接著修改專案,而後練習會議報告,並將朋友聚餐放到最後,如表 1 所示。

10:30 – 11:30營運數據彙整
11:30 – 12:30營運數據分析
16:00 – 17:00專案修正
17:30 – 18:00報告準備
19:00 – 20:30朋友生日聚餐

表 1:優先順序

Step 4. 分配(Distribute)

最後且最重要的環節,Jeff 會將一天時間以 30 分鐘為單位進行任務分配,排除開會及其他日常作息(e.g. 吃飯、通勤與睡覺時間),便會產生 32 個「任務方塊」可作安排。接著,他再依據上述排序結果,將各事項分別放至合適的任務方塊。

在執行上,Jeff 堅持「一個方塊只分配一件任務」,如果某項專案僅需花費 15 分鐘,Jeff不會急於填滿剩餘時間。他認為不妨運用這片刻活動筋骨、透透氣調整自己,再全心全意投入下階段任務。如此,在完成事項之餘,還可保持高效率及清晰的思緒。

上述四的步驟,剛好可以構成 LEAD 口訣,如圖 1 所示:

圖 1. 時間箱 LEAD 口訣圖
繪圖者:干家豪

此外,進行時間箱管理術時,有二要點需與您呼籲:

(1)專注時間

根據帕金森定律(Parkinson’s Law)[4]提到「工作總會填滿它可用的完成時間」,這句話間接說明「專注」的重要性。縱使一項任務給予我們再寬裕的時間,多數人總會在最後一刻才完成。然而,時間箱管理術創造時間限制,伴隨適當的壓力,協助您在執行任務時,能更專注於其中。也由於預先排列好順序,可避免我們把精力和時間浪費在「接下來該做什麼呢?」的煩惱上。

(2)紀錄時間

執行任務的過程中,務必要詳實紀錄自己實際所花費的時間。用意是幫助我們掌握做事效率、釐清實際和想像的落差,並在往後的任務規劃上,能有更準確時間預估。此外,當未來自己的效率提升時,重新評估及減少每一方塊的時長(例如 UNIQLO 創辦人柳井正[5],便以 15 分鐘為一個單位),使其數量變多,可增加任務之安排。

時間箱管理法幫助馬斯克與 Jeff 打造「高效率人生」,達到工作及休閒的平衡,相信也能協助您在學習上、工作上與生活上創造更多的價值。

作者:干家豪、羅凱揚


[1] 李鵬飛(2021)。一年當八年用!同時管理7間企業、陪伴6個孩子長大,馬斯克是最強時間管理大師?。商業周刊。2021.04.08 取自https://www.businessweekly.com.tw/management/blog/3005617

[2] 朱騏(2020)。使用箱型時間管理 (Timeboxing)搭配「時間塊」App,治療拖延症並提升做事效率。Medium。2021.04.08 取自https://medium.com/pm的生產力工具箱/使用箱型時間管理-timeboxing-搭配-時間塊-app-治療拖延症並提升做事效率-178cfaf7cb44

[3] 哈佛商業評論(2014)。用「時間箱」管理時間。哈佛商業評論。2021.04.08 取自https://www.hbrtaiwan.com/article_content_AR0005903.html

[4] 黃楸晴(2019)。帕金森定律》為何公司的人越來越多,生產效率卻越來越差?。商業周刊。2021.04.08 取自https://www.businessweekly.com.tw/management/blog/26370

[5] 王文靜、吳和懋(2017)。價值 1.8 兆日圓,Uniqlo 柳井正當你的個人教練-經營者養成筆記。商周雜誌。2021.04.08 取自https://www.businessweekly.com.tw/magazine/Article_page.aspx?id=32013

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